BLOG: Rozmowa z twórcą programu GABINET WETERYNARYJNY GOLD – mgr inż Aleksandrem Oberhard (część 4)

Rozmawiają Dorota Małachowska  i Aleksander Oberhard

Temat: Wczytywanie elektronicznych dokumentów z hurtowni i aptek do programu GABINET WETERYNARYJNY GOLD (faza testów)

DM: Oto typowa sytuacja. Lekarz jedzie do hurtowni leków, czy apteki i po dokonaniu zakupów, oprócz papierowej faktury VAT może otrzymać (np. mailem) tzw. dokumenty elektroniczne. O co w tym wszystkim chodzi ?

AO: Apteka, czy hurtownia, korzysta z programów komputerowych – najczęściej polskiej firmy KAMSOFT. Te programy w swoim module sprzedaży generują min. dwa rodzaje dokumentów: elektroniczną fakturę VAT w formacie .XML ( Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników), oraz plik tekstowy – nie będący fakturą, a specyfikacją mający rozszerzenie .FAK i dający się edytować w zwykłym notatniku.

Czytnik importer faktur elektronicznych- GABINET WETERYNARYJNY GOLD

Czytnik importer faktur elektronicznych- GABINET WETERYNARYJNY GOLD

DM: Czymś się różnią poza rozszerzeniem .XML i .FAK ?

AO: Różnice są dość istotne i dotyczą formatów, a co za tym idzie liczby danych.
Dokument .XML zawiera informacje dotyczące towaru ( nazwy, opakowania, producent itd.) jak komplet danych fiskalnych charakterystycznych dla faktury VAT (podatek, ilość, rodzaje cen etc.). Poza tym możemy otworzyć (obejrzeć)  dokument .XML w dowolnej przeglądarce internetowej. Pliki tekstowe .FAK są dość ubogie i nie zawierają szeregu danych związanych z towarem jak i fiskalnych.

DM: No dobrze, ale po co lekarzowi te pliki ?

A.O: Otrzymane dokumenty elektroniczne stworzone zostały w celu możliwie łatwego wprowadzenia danych, do używanego przez lekarza programu komputerowego.
Jeżeli lekarz nie używa programu komputerowego – to otrzymane przy zakupie pliki .XML, czy .FAK może jedynie zarchiwizować.

DM: Jak wygląda wczytywanie danych z owych dokumentów elektronicznych do programu weterynaryjnego.

Czytnik importer faktur elektronicznych- GABINET WETERYNARYJNY GOLD (2)

Czytnik importer faktur elektronicznych- GABINET WETERYNARYJNY GOLD (2)

AO: W przygotowywanym przez nas module (jest w fazie testów) sprawa jest dość prosta i sprowadza się do kilku kliknięć myszą ;).

  • – Należy wybrać fakturę (najpierw rodzaj : .XML, lub .FAK.
  • – Przycisk „WCZYTAJ FAKTURĘ” konwertuje ją do formatu baz danych w programie GABINET WETERYNARYJNY GOLD.
  • – Na 1 z trzech sposobów możemy przyporządkować do leku w naszej aptece zakupiony produkt, lub utworzyć nowy.
  • – Na koniec wybieramy przycisk „DOPISZ DOSTAWY” .
  • – Oczywiście można wybrany zapis usunąć, jeżeli nie chcemy wprowadzić go z automatu.

Moduł, automatyzuje proces w zakresie:

  • – Dla rożnych formatów specyfikacji .FAK sam wybiera sposób konwersji.
  • – Sygnalizuje produkty już obecne w naszym magazynie.
  • – Pozwala na dopisanie tylko niewadliwie wczytanych pozycji zakupu.
  • – Umożliwia zarówno przed wczytaniem jak i później w programie GABINET WETERYNARYJNY GOLD na edycje i modyfikacje zapisanych pozycji.

Wszystko zgodnie z naczelną ideą programu GABINET WETERYNARYJNY GOLD – szybko i intuicyjnie.

DM: Większość lekarzy ma jednak do czynienia ze specyfikacjami .FAK, a nie fakturami .XML.

A.O: Wynika to z faktu pewnej umowy sprzed lat, jednego z producentów programów dla klinik weterynaryjnych. Tak nam powiedziano w jednej z dużych hurtowni. Specyfikacje wymagają po wczytaniu pewnych uzupełnień, ale skoro stały się standardem to je uwzględniliśmy. Nie mniej oferujemy też moduł wczytywania dla formatu .XML generowanego przez oprogramowanie firmy Kamsoft.

Narzędzie do przeliczania wartości dostaw -GABINET WETERYNARYJNY GOLD

Narzędzie do przeliczania wartości dostaw -GABINET WETERYNARYJNY GOLD

DM: A co konkretnie trzeba uzupełniać po wczytaniu specyfikacji o rozszerzeniu .FAK ?

A.O: Specyfikacja magazynowa generowana przez program w aptece, czy hurtowni jest w zasadzie ogólną informacją o transakcji.

Wymagania dotyczące prowadzenia magazynu w lecznicy weterynaryjnej są surowsze i nakazują min. wprowadzenie liczby opakowań bezpośrednich (nie mylić ze zbiorczymi) i liczby jednostek w tych opakowaniach.
Z drugiej strony, prostota obsługi magazynu leków w programie GABINET WETERYNARYJNY GOLD opiera się na łatwym wydawaniu produktów – stąd konieczne jest określenie dawek w jakich wydawany jest lek w leczeniu jak i  cena netto takiej dawki. Tak prowadzone rozliczenie jest podstawą do generowania raportów: ewidencji leków, jak i remanentu – każda dostawa musi być rozliczona precyzyjnie.

Zarówno program GABINET WETERYNARYJNY GOLD posiada procedurę przeliczającą jak i omawiany czytnik – ale bardzo ogólny zapis specyfikacji wymaga wykonania obliczenia. W przypadku faktur .XML – bogatych w informacje – sprawa jest dużo prostsza gdyż np. liczba leków w opakowaniu jest osobną informacją, łatwą do przetworzenia. Liczba sztuk w opakowaniu w formacie .FAK jest częścią tekstowego opisu leku, ukrytą pośród nazwy.

DM: Czyli jeżeli program którego używa lekarz w swojej lecznicy potrafi wczytać przesłany np. mailem załącznik typu .XML lub .FAK to lekarz oszczędza czas na wklepywanie z klawiatury do magazynu swoich zakupów ?

A.O: Dokładnie o to chodzi. Na dzień dzisiejszy nie jest to rozwiązanie idealne, gdyż w Polsce brak jest standardu .XML. W USA taka wymiana elektronicznych dokumentów to ok. 80%. U nas,  przede wszystkim ze względu na wszechobecną biurokrację i kontrolę, papierowy dokument (zwłaszcza z pieczątką) jest wyżej ceniony przez urzędnika niż elektroniczny. Przykładem może być faktura. Gdy z wejściem Polski do UE zlikwidowano obowiązek pieczętowania i podpisywania dokumentu sprzedaży, to dzisiaj, mimo że minęło 10 lat, dalej sprzedawcy przystawiają swoje pieczęcie … 😉

**************************************************************************************************************

POBIERZ DEMO Czytnik importer faktur elektronicznych- GABINET WETERYNARYJNY GOLD

POBIERZ DEMO Czytnik importer faktur elektronicznych- GABINET WETERYNARYJNY GOLD

Wypróbuj DEMO naszego programu dla wczytywania faktur elektronicznych .XML i specyfikacji .FAK .

 

Bez względu na to czy jesteś Użytkownikiem aplikacji GABINET WETERYNARYJNY GOLD – zobacz czy faktury otrzymane do Twojego dostawcy (hurtowni, apteki) można szybko i łatwo dodać do magazynu aptecznego !. Prześlij nam swój elektroniczny dokument zakupu mailem, aby dostosować nasz program do swoich wymagań !

Reklamy
Ten wpis został opublikowany w kategorii Bez kategorii i oznaczony tagami , , , , , , , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.