BLOG: Zapisywanie raportów w formie plików MS Word, Wordpad i MS Excel i wysyłka jako załącznik e-mail.

Zapis do pliku .RTF (1)

Program, przeznaczony dla lekarzy weterynarii GABINET WETERYNARYJNY GOLD posiada doskonale opracowany system archiwizacji, zarówno wprowadzanych danych jak i raportów.  Owe raporty to konkretnie wydruki: KSIĘGI KLINICZNEJ, EWIDENCJI ZWIERZĄT GOSPODARSKICH, ZESTAWIEŃ SZCZEPIEŃ, OBROTU LEKAMI, oraz inne przydatne zestawienia  ( np. remanent) .

System archiwizacji i odzyskiwania danych np. w przypadku awarii komputera został opisany (tutaj)

 

Chociaż, zakłada się, że lekarz na bieżąco kompletuje swoją dokumentację związaną z prowadzeniem gabinetu w formie papierowej (czyli drukuje z programu wybrane raporty i wpina do segregatora) , istniej możliwość zachowania tych dokumentów w formie elektronicznej – w wygodnym formacie .RTF – czytanym przez popularne edytory tekstu: MS Word, Wordpad i MS Excel.

 

Zapis do pliku .RTF (2)

Dla kluczowych raportów przewidziano następujące opcje:

1. Wydruk z programu wszystkich lub wybranych stron
2. Automatyczne uruchomienie edytora z wykonanym raportem – np dla późniejszego opracowania, lub wysłania pocztą elektroniczną etc.
3. Automatyczne WSTAWIENIE raportu w formie .RTF jako załącznik maila i otwarcie programu pocztowego (program pocztowy musi być zainstalowany na komputerze).
4. Zapis do pliku w wybranym folderze jako plik .RTF. Można go wysłać mailem, otworzyć w edytorze, lub po prostu traktować jako elektroniczną formę dokumentu.

Pliki .RTF  generowane jako raport, przez GABINET WETERYNARYJNY GOLD maja status „read only” i są równoważne plikom .PDF ze względu na fakt, że zawierają obrazy, a więc nie mogą być zmienione po utworzeniu. Można natomiast dopisywać komentarze, czy tytuły.

W przypadku listy KLIENTÓW i PACJENTÓW można łatwo wszystkie dane przenieść do formatu EXCEL. W tym przypadku zapisu do pliku dokonujemy już z poziomu arkusza kalkulacyjnego.  Format EXCEL jest także wygodny w przypadku importu danych do innego programu – pliki XLS łatwo przekształcić, czy wczytać do innego formatu .

Zapis do pliku .XLS

Zapis do MS EXCEL powoduje jednoczesne otwarcie arkusza.

WAŻNE:  Zapisywanie DUŻEJ liczby stron raportu (np. kilkuset, kilku tysięcy) może potrwać w zależności od komputera i kilka minut.  Przykładowo, chcąc wygenerować i zapisać do pliku OBRÓT LEKAMI z 5 – 6 lat, czyli ponad 1000 stron, otrzymamy plik rzędu 60 Mb. To duży plik i jego zapis musi trochę trwać…

Pliki .RTF (raporty) można z powodzeniem zapisywać zarówno na a dyskach komputera jak i na pendrive, czy w tzw. chmurze.

Od wersji 5.14 GABINET WETERYNARYJNY GOLD  nie ma ograniczeń ilościowych co do liczby zapisywanych stron. We wcześniejszych wersjach ograniczenie wynosiło 200 stron i dla bieżących zapisów było wystarczające. Teraz wielkośc zapisanego pliku ograniczona jest jedynie możliwościami komputera.

Warto jednak pamiętać, że wygodniej jest archiwizować do pliku .RTF  np. każdy rok oddzielnie. Pliki otwierają się szybciej i w przypadku zmian w danych, wygenerowanie tylko jednego roku trwa krócej.